Mettre en place les factures

« PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce » est l’une des extensions les plus populaires et les plus efficaces pour gérer la facturation sur une boutique WooCommerce. Elle permet de générer automatiquement des factures PDF, de les joindre aux e-mails de commande et de créer des bons de livraison.

Voici un guide complet pour mettre en place et configurer cette extension sur votre site.

Étape 1 : Installation et activation de l’extension

1. Depuis votre tableau de bord WordPress, accédez à Extensions > Ajouter.
2. Dans la barre de recherche, tapez : « PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce ».
3. L’extension développée par WP Overnight devrait être le premier résultat. Cliquez sur Installer maintenant, puis patientez pendant le téléchargement.
4. Une fois l’installation terminée, cliquez sur Activer.

Un nouvel onglet « Factures PDF » apparaîtra alors dans votre menu WooCommerce.

Étape 2 : Configuration générale de l’extension

C’est ici que vous allez définir les informations de base de votre entreprise et le comportement de l’extension.

1. Rendez-vous dans WooCommerce > Factures PDF.
2. Vous arriverez sur l’onglet « Général ». Remplissez les champs suivants :
   • Logo de la boutique : Cliquez sur « Définir une image » pour téléverser le logo de votre entreprise. Il apparaîtra en haut de vos factures.
   • Nom de la boutique / entreprise : Saisissez le nom légal de votre société.
   • Adresse de la boutique : Remplissez l’adresse complète de votre entreprise. Ces informations sont légalement obligatoires sur une facture.
   • Termes et conditions, politique, etc. : C’est l’endroit idéal pour ajouter des informations dans le pied de page de la facture, comme votre numéro de SIRET, votre numéro de TVA, les mentions légales (TVA non applicable, art. 293 B du CGI pour les micro-entrepreneurs), ou encore les conditions de paiement.
3. Options diverses :
   • Activer les factures : Assurez-vous que cette case est cochée pour que le système fonctionne.
   • Afficher les options d’impression : Laissez cette option activée si vous souhaitez un lien d’impression sur la facture.
   • Activer le mode de test : Très utile au début pour faire des essais sans générer de numéros de facture définitifs.
4. N’oubliez pas de cliquer sur Enregistrer les modifications en bas de la page.

Étape 3 : Configuration des documents (Facture et Bon de livraison)

C’est ici que vous décidez quand et comment les factures sont créées et envoyées.

1. Cliquez sur l’onglet « Documents » en haut de la page.
2. Sélectionnez le document « Facture ».
   • Activer : La case doit être cochée.
   • Joindre à l’e-mail : C’est l’option la plus importante. Choisissez dans le menu déroulant à quel e-mail de WooCommerce la facture doit être automatiquement jointe. Le choix le plus courant est « Commande terminée ». Vous pouvez en sélectionner plusieurs en maintenant la touche CTRL (ou CMD sur Mac).
   • Afficher la date d’expédition / le numéro de commande : Personnalisez les informations à afficher.
   • Numéros de facture : Il est fortement recommandé de laisser cette option activée pour avoir une numérotation séquentielle et sans rupture, ce qui est une obligation légale.
   • Prochaine facture numéro : Par défaut, le système commencera à 1. Vous pouvez définir une valeur de départ si vous aviez déjà un autre système de facturation.
   • Format du numéro de facture : Vous pouvez ajouter un préfixe (ex: FACT-) et/ou un suffixe.
   • Réinitialiser le numéro de facture chaque année : Cochez cette option si vous souhaitez que la numérotation reparte de 1 chaque année (ex: 2024-001).
3. Cliquez sur Enregistrer les modifications.
4. Vous pouvez faire de même pour le document « Bon de livraison » si vous en avez l’utilité. La configuration est similaire.

Étape 4 : Gérer et générer les factures

Une fois l’extension configurée, les factures seront créées automatiquement selon vos réglages. Mais vous pouvez aussi les gérer manuellement.

Génération automatique

Si vous avez configuré la facture pour être jointe à l’e-mail « Commande terminée », dès que vous passerez une commande à ce statut, le client recevra l’e-mail avec la facture PDF en pièce jointe, et un numéro de facture sera attribué.

Génération et téléchargement manuels

1. Allez dans WooCommerce > Commandes.
2. Sur la liste de vos commandes, vous verrez de nouvelles icônes apparaître dans la colonne « Actions ».
   • L’icône « document » correspond à la facture PDF.
   • L’icône « camion » correspond au bon de livraison.
3. Cliquez sur l’icône de votre choix pour télécharger le document correspondant à une commande spécifique.

Vous pouvez également générer des factures pour plusieurs commandes à la fois :

1. Cochez les cases des commandes concernées.
2. Dans le menu déroulant « Actions groupées » en haut de la liste, choisissez « Facture PDF ».
3. Cliquez sur Appliquer. Un seul fichier PDF contenant toutes les factures sera généré.